Olá, tudo bem? Meu nome é Anderson Satori e neste artigo eu vou explicar o que é o método GTD (Getting Things Done) e como você pode usá-lo para organizar sua rotina de trabalho.
Afinal, quem trabalha com marketing digital, presta consultoria ou vive como nômade digital sabe bem como é.
São clientes chamando no WhatsApp, campanhas rodando, relatórios para entregar, um voo para pegar e, no meio disso tudo, aquela sensação constante de que alguma coisa importante ficou para trás.
O que é o método GTD (Getting Things Done)?
O método GTD, sigla para Getting Things Done, é um sistema de produtividade pessoal criado pelo consultor norte-americano David Allen.
Ele apresentou a metodologia no livro de mesmo nome, publicado em 2001, que no Brasil ganhou o título “A Arte de Fazer Acontecer”.
A ideia central do GTD pode ser resumida em uma frase do próprio David Allen: a sua mente serve para ter ideias, e não para guardá-las.
Isto é, sempre que você tenta lembrar de tudo de cabeça, o seu cérebro fica ocupado com o que Allen chama de “loops abertos”. Ou seja, compromissos que você assumiu, mas que ainda não foram resolvidos nem registrados em lugar nenhum.
Por consequência, você até senta para trabalhar, porém metade da sua energia mental está gasta tentando não esquecer do e-mail do cliente, do boleto que vence amanhã e da proposta que você prometeu enviar.
Você cria um sistema externo e confiável, onde tudo fica registrado.
Além disso, é importante entender que o GTD não é um aplicativo nem uma simples lista de tarefas. Ele é um processo de gestão de tarefas.
Por que o método GTD funciona tão bem para nômades digitais e consultores?
Antes de te mostrar como aplicar o método, eu quero que você entenda o porquê. Afinal, sem entender o motivo, é muito comum abandonar qualquer sistema de organização na segunda semana.
Quem trabalha em um escritório tem uma rotina previsível: mesma mesa, mesmo horário, mesma internet. Por outro lado, quem vive como nômade digital enfrenta um cenário bem diferente. Hoje você trabalha de um coworking em Florianópolis, amanhã de um café em Lisboa e depois de amanhã de uma sala de embarque sem Wi-Fi.
Assim sendo, você precisa de um sistema que não dependa do lugar onde você está. E é aqui que o método GTD se destaca, por três motivos principais.
1. Ele organiza as tarefas por contexto.
No GTD, as ações são agrupadas pelo que você precisa para executá-las: internet, computador, telefone ou nada além de você. Desse modo, se você está em um ônibus sem sinal, basta abrir a lista de tarefas offline e saber exatamente o que dá para fazer ali.
2. Ele aguenta o volume de quem atende vários clientes.
Um consultor de marketing raramente tem um único projeto. Normalmente, são três, cinco ou dez clientes ao mesmo tempo, cada um com suas campanhas, reuniões e prazos. Sem um sistema, é só questão de tempo até algo escapar.
3. Ele transforma liberdade em consistência.
Muita gente acha que trabalhar viajando é sinônimo de liberdade total. Porém, na prática, liberdade sem organização vira atraso, retrabalho e cliente insatisfeito.
E aqui existe um ponto que eu considero fundamental: entrega consistente gera retenção de clientes, e retenção de clientes gera previsibilidade financeira. Em suma, o método GTD não é apenas sobre produtividade pessoal. Ele é, acima de tudo, sobre manter o seu negócio saudável enquanto você aproveita o estilo de vida que escolheu.
Quais são as 5 etapas do método GTD?
O método GTD é dividido em cinco etapas: capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar. Cada uma tem um papel específico e, por isso, vale a pena entender uma por uma.
1. Capturar
A primeira etapa é coletar tudo o que chama a sua atenção. Ideias, pedidos de clientes, contas a pagar, conteúdos que você quer produzir, tudo mesmo.
Para isso, você precisa de uma “caixa de entrada”, isto é, um lugar único onde tudo é anotado assim que aparece. Pode ser um aplicativo, um bloco de notas no celular ou um caderno. O importante é que seja sempre o mesmo lugar e que esteja sempre à mão.
Nesta etapa, você não decide nada. Você apenas tira da cabeça e registra.
2. Esclarecer
Depois de capturar, é hora de processar cada item da caixa de entrada. Neste sentido, para cada item você faz uma pergunta simples: isso exige alguma ação?
Se a resposta for não, o item tem três destinos possíveis:
- Lixo, caso não tenha mais utilidade;
- Algum dia/Talvez, caso seja uma ideia para o futuro, como criar um curso ou morar seis meses na Tailândia;
- Referência, caso seja uma informação que você pode precisar consultar depois, como um contrato ou uma senha de acesso do cliente.
Por outro lado, se a resposta for sim, você define qual é a próxima ação física e concreta. A partir daí, entra a famosa regra dos 2 minutos:
- Se a ação leva menos de 2 minutos, faça agora;
- Se outra pessoa pode fazer, delegue e anote na lista “Aguardando”;
- Se leva mais tempo, adie para a sua lista de próximas ações ou, caso tenha data e hora marcadas, para o calendário.
Além disso, se o resultado que você quer exige mais de uma ação, ele vira um projeto. Por exemplo, “lançar a campanha de Black Friday do cliente” é um projeto, e não uma tarefa.
3. Organizar
Com tudo esclarecido, você coloca cada item na lista certa. No método GTD, as listas principais são:
- Próximas ações, separadas por contexto;
- Projetos, com todos os resultados que exigem mais de uma etapa;
- Aguardando, com tudo o que você delegou ou está esperando de alguém;
- Algum dia/Talvez, com ideias e planos futuros;
- Calendário, apenas para compromissos com dia e hora definidos;
- Referência, com materiais de consulta.
4. Refletir
Um sistema só funciona se você confia nele. E você só confia nele se ele estiver atualizado. Dessa maneira, o GTD propõe a revisão semanal: um momento fixo, uma vez por semana, para esvaziar a caixa de entrada, revisar projetos e atualizar as listas.
Na minha visão, essa é a etapa que separa quem realmente aplica o método GTD de quem apenas faz listas bonitas.
5. Engajar
Por fim, chega a hora de executar. Na hora de escolher o que fazer, David Allen sugere considerar quatro critérios, nesta ordem: o contexto em que você está, o tempo disponível, a sua energia naquele momento e, enfim, a prioridade.
Ou seja, se você tem 20 minutos antes do embarque, está cansado e sem internet, não adianta tentar escrever uma proposta comercial. Porém, talvez seja o momento perfeito para revisar um texto que já está baixado no notebook.
Como aplicar o método GTD trabalhando e viajando?
Agora que você já entendeu o que é o método GTD e quais são as suas etapas, vamos para a parte prática. A seguir, eu vou te mostrar como adaptar o Getting Things Done para a rotina de quem trabalha com marketing digital e vive em movimento.
Passo 1: tenha uma única caixa de entrada no celular.
Quando você está viajando, as ideias e os pedidos aparecem em qualquer lugar: no táxi, na fila do check-in, durante um passeio. Assim sendo, escolha um aplicativo de captura rápida e use somente ele. Mensagem de cliente que exige ação? Vai para a caixa de entrada. Ideia de post? Caixa de entrada.
Passo 2: crie contextos pensados para a vida de nômade.
Os contextos clássicos do GTD, como “escritório” e “casa”, não fazem muito sentido para quem muda de endereço o tempo todo. Por isso, eu sugiro algo assim:
- @online: tarefas que exigem internet estável, como subir campanhas ou fazer reuniões;
- @offline: tarefas que você faz só com o notebook, como escrever textos ou montar apresentações;
- @celular: respostas rápidas, aprovações e ligações;
- @rua: tudo o que depende de você estar em algum lugar físico, como comprar um chip ou ir ao banco.
Passo 3: processe a caixa de entrada todos os dias.
Reserve de 10 a 15 minutos, de preferência no início do seu expediente, para esclarecer cada item capturado. Veja um exemplo de como isso funciona na prática:
| Item capturado | Decisão no GTD |
|---|---|
| “Cliente pediu para trocar a cor do botão do anúncio” | Leva menos de 2 minutos: faça agora |
| “Revisar o relatório mensal do cliente A” | Próxima ação em @offline |
| “Lançamento do infoproduto do cliente B” | Novo projeto, com primeira ação definida |
| “Designer vai enviar os criativos até sexta” | Lista Aguardando |
| “Ideia: criar um curso sobre tráfego pago” | Algum dia/Talvez |
| “Comprovante do aluguel do apartamento em Lisboa” | Referência |
Passo 4: use o calendário só para o que tem hora marcada.
Este ponto é ainda mais importante para quem lida com fuso horário. Se você está na Europa e atende clientes no Brasil, por exemplo, a reunião das 10h de Brasília acontece entre 13h e 15h no seu horário local, dependendo do país e da época do ano. Portanto, configure o calendário para mostrar os dois fusos e coloque nele apenas compromissos com horário fixo. O resto fica nas listas de próximas ações.
Passo 5: marque a revisão semanal como um compromisso inegociável.
Escolha um dia e um horário fixos, como o domingo à tarde ou a sexta no fim do expediente. Leve o notebook para um café, revise todos os projetos, confira a lista Aguardando e, além disso, planeje os deslocamentos da semana. Afinal, um dia de viagem é um dia em que você vai trabalhar menos, e isso precisa estar previsto.
Quais ferramentas usar para aplicar o Getting Things Done?
Uma dúvida muito comum é: qual é o melhor aplicativo para o método GTD? E a minha resposta é sempre a mesma: o melhor aplicativo é aquele que você realmente vai usar todos os dias.
Isto é, a ferramenta importa muito menos do que o hábito. Dito isso, existem algumas opções que funcionam muito bem para quem trabalha viajando:
- Todoist ou TickTick: aplicativos de gestão de tarefas com captura rápida, etiquetas para contextos e sincronização entre celular e computador;
- Notion: ótimo para quem gosta de montar o próprio sistema e quer reunir projetos, referências e notas de clientes em um só lugar;
- Trello: interessante para quem pensa de forma visual e gosta de quadros com colunas;
- Google Agenda: para o calendário, com a opção de exibir um segundo fuso horário;
- Caderno de papel: sim, ele ainda funciona, não depende de bateria e não tem notificações.
Porém, para quem vive como nômade digital, existe um critério que muita gente esquece: o aplicativo precisa funcionar offline e sincronizar depois. Afinal, você vai passar horas em aeroportos, ônibus e lugares com internet instável. Assim sendo, antes de escolher, teste a ferramenta no modo avião.
Em suma, escolha uma ferramenta, configure as listas do GTD e resista à tentação de trocar de aplicativo a cada mês.
Quais erros evitar ao começar com o método GTD?
Ao longo da minha experiência com empreendedores e consultores, percebo que a maioria das pessoas não abandona o método GTD porque ele não funciona. Na verdade, elas abandonam porque cometem alguns erros bem comuns. Veja quais são:
Capturar, mas não esclarecer. Anotar tudo é ótimo, porém uma caixa de entrada com 200 itens não processados só gera mais ansiedade. Por consequência, a captura sem processamento vira apenas um depósito de preocupações.
Escrever tarefas vagas. “Site do cliente” não é uma tarefa. “Enviar e-mail para o cliente pedindo o acesso da hospedagem” é. Neste sentido, toda próxima ação deve começar com um verbo e ser clara o suficiente para você executá-la sem precisar pensar de novo.
Pular a revisão semanal. Esse é, sem dúvida, o erro mais frequente. Sem revisão, as listas ficam desatualizadas, você para de confiar no sistema e volta a guardar tudo de cabeça.
Lotar o calendário com tarefas. Quando você coloca no calendário coisas que não têm horário fixo, qualquer imprevisto, como um voo atrasado, destrói o planejamento do dia inteiro.
Complicar demais o sistema. Dezenas de etiquetas, cores e automações podem parecer produtivos, mas, na prática, tornam o sistema pesado. Comece simples e ajuste com o tempo.
Ter várias caixas de entrada. Um pouco no WhatsApp, um pouco no e-mail, um pouco em post-its. Dessa maneira, nada fica realmente sob controle. Centralize tudo em um único lugar.
Conclusão!
Enfim, como é possível notar na leitura deste artigo sobre o método GTD (Getting Things Done), organizar a rotina não é uma questão de força de vontade, mas sim de ter um sistema confiável.
Ao longo do texto, você viu que o método GTD foi criado por David Allen com uma premissa simples: a sua mente serve para ter ideias, e não para guardá-las. Além disso, entendeu as cinco etapas do método, que são capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar.
Também viu como adaptar o GTD para a vida de nômade digital, usando contextos como @online e @offline, uma caixa de entrada única no celular e um calendário que respeita o fuso horário dos seus clientes. Por fim, conheceu as principais ferramentas e os erros que fazem muita gente desistir no meio do caminho.
Em suma, se você quer trabalhar de qualquer lugar do mundo, entregar com consistência e construir uma renda previsível com marketing digital ou consultoria, o método GTD é um excelente ponto de partida. Portanto, comece hoje mesmo: escolha a sua caixa de entrada, faça a primeira captura completa e agende a sua revisão semanal.
Se você ficou com alguma dúvida sobre este assunto deixe um comentário abaixo, e caso tenha interesse neste tema sugiro que siga o meu instagram @andersonsatori.